契约锁浅析电子合同之风控篇:电子合同如何管控风险?

　　无合同不交易,有签约必留痕;印章慎用善用,合同留档留心。

　　过去,为保障合同安全,企业从合同订立、寄送、存储等多个角度制定风控措施;随着电子合同投入使用,上述合同安全防范措施依旧适用……

　　纸质合同时代,企业如何进行合同风险管控?

　　为了规避合同全生命周期管理中出现不必要的风险,企业制定一系列措施:

　　措施1:合同审批,记录可查询:通过层层审批,规避条款隐患、确保合同出自企业授权;

　　措施2:制度约束,操作规范化:通过条框细则约束企业员工签署、审批、盖章签字操作;

　　措施3:专人管理,归档责任制:合同自发起至归档专人维护,确保责任到人、有迹可循。

　　上述合同签署与管理措施在较长一段时间内为企业合同信息安全提供保障,但随着信息化办公模式的应用,纸质合同管理模式略显滞后,合同风控隐患越发明显:

　　风险1:借助线上系统审批合同一定程度上提升效率,但合同线下打印和盖章环节,审核文件内容一致性费时费力,难免疏漏;

　　风险2:线下签字与盖章环节虽有规章制度约束,仍无法规避印章偷用、盗用等违规行为,印章制假、冒名签字增加合同制假隐患;

　　风险3:合同管理员与印章管理员职业操守与合同风险管控水平息息相关,如何做到专人管理的同时,“管理”专人同样重要。

　　除此之外,以互联网电商为代表的线上交易模式也进一步提出合同签署与管理在线化的需求。

　　电子合同时代,构建人员、印章、合同多维度风险管控!

　　电子合同签署与管理模式既是企业风险控制的需要,同时也是企业由传统模式向互联网模式转型的需要。

　　一方面,电子合同实现审批、签字盖章、传输、存储等流程全程在线化,免去流程断链引发的信息安全隐患;

　　另一方面,以身份认证、信息加密等为核心的电子合同应用解决了传统纸质合同模式之下签署身份、签署内容、签署过程中的管控“漏洞”,实现印章、人员、合同多维度、一体化管控。

　　风险控制1:合同管理全过程在线化管理

　　电子合同从签署人员身份鉴定、签署内容信息保密、签署过程追溯审计等方面提供保障。

　　(1)签署身份管控:电子合同的签署过程借助CA身份认证技术保障网络签署身份真实有效,即使签署双方(或多方)互不碰面,也能保障合同签署人身份真实可信;合同当事人通过电子合同上的签字或盖章,可快速鉴定签署身份信息。

　　价值:有效防范纸质合同管理过程中,冒名签署、伪造合同等行为。

　　(2)签署内容管控:电子合同以信息加密为核心手段之一,实现合同传输过程中合同内容的完整性与不可篡改性。确保合同当事人签署、传递、存储过程中的合同信息安全性。借助合同数据存证、公证等法律延伸服务,可快速证明合同未经篡改,为解决合同纠纷提供有效凭证。

　　价值:杜绝纸质合同过程中篡改、遗失、损毁等隐患。

　　(3)签署过程管控:传统的纸质合同签字或盖章过程很难有效追溯过程,很难为合同纠纷产生后限定权责提供凭证。

　　电子合同则通过时间戳技术精确记录合同签署时间,为合同当事人双方履约担责限定时间,此外,系统可对电子合同每一次操作实时留存日志,合同审计有迹可循、有理可依。

　　价值:解决合同纠纷事后追责难鉴定的问题。

　　风险控制2:实现人员、合同、印章管控多维

　　目前,契约锁已实现电子化的合同管控模式,将合同管理、印章管理以及人员权限控制三者有机结合统一管控。

　　(1)限定人员权限:根据岗位职责不同分配不同的合同发起、审批、盖章、调阅权利,促进合同管理秩序规范。

　　(2)限制用章种类:预先设置不同分类下的合同可使用印章的种类,例如销售合同仅可用合同专用章,财务文件仅使用财务章,避免合同印章滥用。

　　(3)监管印章记录:电子合同的应用模式实现印章或签字电子化管控。每一枚印章的使用次数、使用文件、使用人可通过系统查询,解决纸质合同使用记录不可控的隐患。

　　电子合同价值总结

　　1、电子化的合同签署与管控过程确保合同签署身份真实可信、签署内容不可篡改,规避纸质合同管理纠纷隐患。

　　2、电子合同以信息化手段改善纸质合同管理模式与互联网办公模式的不适应,实现合同管理与在线办公无缝对接。

　　3、以电子合同管理系统为媒介实现企业内部各个业务管理系统集成对接、统一管控,实现企业内外互联、无纸化办公闭环。